Integración del proceso administrativo

Etapas básicas del proceso administrativo. La administración se clasifica en dos etapas, la mecánica que se integra por las fases de planeación y organización y la dinámica que se forma por las fases de la dirección y control.

Planeación

Es la fijación de los objetivos, estrategias, políticas, programas, procedimientos y presupuestos; partiendo de una previsión, para el organismo social cuente con las bases que se requieren encause correctamente las otras fases del proceso administrativo.

Concepto

George R. Terry: Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Munch/García: Planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro.

Montana/Charnoy: Planeación es describir como elegir un destino, evaluar metas, alternativas y decidir un camino especifico.

Harold Koontz/ Heinz Weihrich: Planeación es la selección de misiones, objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos, toma de decisiones selección de un curso de acción entre varias opciones.

Principios de la planeación

Para llevar a cabo la planeación deben observarse los siguientes procesos:

-Objetividad y cuantificación: Al planear es necesario tener como base información real, razonamientos precisos, y no basarse en situaciones subjetivas, especulaciones y datos sin base. Este principio también se le conoce como de precisión.

-Factibilidad: Se define como plan debe ser realizable; no es correcto elaborar planes ambiciosos y optimistas que no sean posibles de lograrse. La planeación no debe basarse en situaciones deseadas, es decir, no tener los recursos para llevarla a cabo.

-Flexibilidad: Al terminar la planeación se recomienda dejar márgenes de holgura que permitan incorporar los cambios o situaciones imprevistas que ajusten fácilmente las condiciones, es decir, contar con un colchón de seguridad.

-Unidad: Los planes deben englobarse en un todo para la empresa y encaminarse a los propósitos y objetivos generales con la consistencia necesaria para el equilibrio.

-Del cambio de estrategias: Los planes definidos a un plazo determinado en el desarrollo de los mismos, es importante estar actualizados tanto interna como externamente para modificar aquellos que son necesarios y que de esta forma se logre correctamente al termino de los periodos definidos.

Tipos de planeación

Se clasifica en:

-Planeación estratégica.

-Planeación táctica.

-Planeación operativa.

Organización

Es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamaño y el giro de la empresa, el trabajo, la departamentalización, la autoridad-responsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes definidos.

Concepto

Koontz-O’Donell-Weihrich: La organización consiste en la identificación y clasificación de las actividades requeridas, la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de capacidad necesaria para supervisarlo y la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.

Montana/Charnov: Organización es la entidad que hace posible que un grupo o equipo trabajen juntos con más eficiencia de la que lograrían solo para alcanzar las metas. Organización es un grupo de individuos con una meta común unidos por un conjunto de relaciones de responsabilidad-autoridad.

Munch: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Principios de la organización

-Especialización: Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada persona, es decir, tomando como base su perfil.

-Unidad de mando: Para cada función, actividad o trabajo habrá un solo jefe a quien se deberían de reportar los resultados.

-Jerarquía: es importante definir el nivel jerárquico de autoridad para que de ahí se desprendan las ordenes necesarias para lograr los planes, de esta forma, la autoridad y la responsabilidad deben de seguir una línea clara desde el más alto ejecutivo hasta el nivel operativo.

-Del objetivo: Todas las funciones y actividades de la organización deben relacionarse sinérgicamente con los objetivos y propósitos del grupo social.

-Paridad  de autoridad y responsabilidad: A toda autoridad le corresponde una responsabilidad para que se cumpla la misma. No es correcto hacer responsable a las personas por determinada función si no se le confía la autoridad necesaria para llevarla a cabo.

-Difusión: Nos dice que se debe aplicar en forma escrita las obligaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad.

-Amplitud o tramo de control: El tramo de control funcionara correctamente cuando además de integrar el curso humano a la empresa, debe de adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo según sea el caso realizado esto se tendrá la certeza de que los colaboradores cumplirán en forma correcta su responsabilidad.

-De la coordinación: La coordinación de las partes de una organización debe estar equilibrada en su departamentalización de sus recursos para cumplir con los objetivos.

Fases de la organización

División del trabajo: Proceso elemental que se realiza en la organización. En todo tipo de empresa el trabajo se puede dividir en forma vertical y horizontal. Es repartir y limitar las actividades en forma vertical y horizontal, con el propósito de realizar una función con efectividad.

Departamentalización: Es la separación y agrupamiento de las funciones y operaciones en áreas específicas. Contempla actividades de grupo en unidades de trabajo sinérgicas, como pueden ser: funcionales, por producto, geográficas o por territorio, técnicas o tiempo.

Jerarquización: Es la ubicación de las funciones de una empresa tomando como base el orden de rango, grado, nivel o importancia. Representa el conjunto de órganos agrupados con base en el grado de autoridad y responsabilidad que tienen, esto contempla la definición de la estructura de la empresa estableciendo en forma correcta la autoridad.

Descripción de funciones y obligaciones: Se utiliza la técnica de análisis de puestos, el manual de distribución del trabajo, entre otros.

Coordinación: Las fases de la organización deben sincronizarse, es decir los recursos y los esfuerzos de la empresa que son fortalezas deben trabajar unidos, en armonía y oportunamente para que se alcance el desarrollo, progreso y mejora continúa de la organización.

Dirección

Es ejercer el liderazgo mediante una adecuada comunicación, motivación, supervisión y toma de decisiones para alcanzar en forma efectiva lo planeado, organizado, y de esta forma lograr los propósitos del organismo social.

Concepto

Munch Garcia: Dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y la supervisión.

Leonard J. Kazmier: Dirección es la guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Harold Koontz/Heinz Weihrich: Dirección es la función de los administradores que implica el proceso de influir sobre las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo; se relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar.  

Principios de la dirección

-Impersonalidad de mando: El ejercicio de la autoridad se basa en las necesidades del organismo social para alcanzar sus objetivos, no de su voluntad personal, es decir, no involucrar situaciones personales, ni abusar de la autoridad conferida.

-De la armonía de objetivo o coordinación de intereses: Los administradores con sus colaboradores buscan la eficiencia y eficacia para coordinarse y lograr los objetivos de la empresa.

-De la vía jerárquica: Hay que respetar los niveles jerárquicos, para que las órdenes fluyan correctamente y de esta forma evitar problemas que puedan repercutir en conflictos.

-De la supervisión directa: El administrador comunica y apoya a sus colaboradores durante el desarrollo de sus funciones.

-De la resolución de conflictos: Los conflictos deben resolverse oportunamente, aplicando la justicia, no importando el tamaño del problema.

-Aprovechamiento del conflicto: Cuando resolvemos el conflicto con justicia y en forma oportuna, vamos a sembrar confianza en los colaboradores y el resultado, es que la empresa va a lograr más fortaleza.

Control

Es el proceso que consiste en medir, valorar y evaluar la planeación, organización, integración y dirección, con la finalidad de corregir y retroalimentar las variaciones para alcanzar lo que pretende la empresa.

Concepto

George R. Terry: Control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol: Control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan aceptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert C. Appleby: Control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como planes para alcanzarlos se cumple eficaz y armónicamente.

Munch/Garcia: Control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

Principios de control

-Principios de declaración de objetos: La función del control es percibir desviaciones posibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipación para poder corregirlos.

-Principio de eficiencia de los controles: Las técnicas y enfoques de control son eficientes cuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o potenciales de los planes con un costo mínimo o con muy pocas consecuencias no buscadas.

-Principio de responsabilidad del control: La responsabilidad primaria del control recae en el gerente responsable de la ejecución de los planes.

-Principio del control directo: A mayor calidad de los gerentes y de sus subordinados, menor necesidad de los controles indirectos.

-De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costos y tiempos, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren control.

-De equilibrio: Todo grupo conferido le corresponde un grado de control correspondiente. Con referente a la autoridad que se delega y la autoridad que se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada este siendo debidamente ejercida.

-De la costeabilidad: El control debe justificar el costo que este representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este aporta.

-De las desviaciones: Las variaciones o desviaciones que resulten en relación con los planes deben de aclararse para saber las causas que las originaron, para prever el futuro.